Introductie
Dit is de privacyverklaring van de stichting voor de werkplaats. Wij hechten veel waarde aan (jouw) privacy. Daarom is het ons streven om zorgvuldig met je persoonsgegevens om te gaan. In dit document leggen we vast wat jouw rechten zijn, welke gegevens wij verwerken en wat wij doen om jouw gegevens te beschermen.
De stichting voor de Werkplaats voert in de gemeenten Dordrecht, Papendrecht en Hendrik-Ido-Ambacht verschillende projecten uit, dit gebeurt in alle gevallen onder een andere (projects)naam. De projecten die onderdeel zijn van de stichting voor de Werkplaats zijn:
Het Vogelnest
Het Staartje
De Formulierenhulp
Speelotheek Pip & Zo
De Energiehulp
Jouw rechten
Toestemming intrekken
Hebben wij je persoonsgegevens op basis van toestemming verwerkt, dan mag je jouw toestemming altijd intrekken door ons te e-mailen op data@svdwp.nl
Inzage, wijziging, verwijdering, overdraging of beperking van je gegevens
Wil je weten welke persoonsgegevens we van je verwerken? Dan mag je ons altijd vragen om inzage in je gegevens te geven. Ook kun je je gegevens laten aanpassen. Ben je van mening dat wij je persoonsgegevens helemaal niet meer nodig hebben, dan mag je ook een verzoek doen tot verwijdering van je gegevens of beperking van de verwerking. Deze verzoeken dien je eenvoudig in door een e-mail te sturen naar data@svdwp.nl
Let op: wij kunnen niet zomaar de gevraagde persoonsgegevens overhandigen of aanpassen, hiervoor moeten wij eerst je identiteit bevestigen. We zullen je dus nadat je verzoek bij ons binnenkomt om aanvullende informatie vragen, denk hierbij aan je naam, achternaam, adres of telefoonummer.
Bezwaar en of klachten
Heb je een bezwaar of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Stuur ons dan een e-mail. Dit kan naar klachten@svdwp.nl Vermeld jouw bezwaren en/of klachten met een onderbouwing daarvan. We nemen binnen vijf werkdagen contact met je op.
Algemeen beleid gegevensbeveiliging Stichting voor de Werkplaats
Toegang werkomgeving
De Stichting werkt met een afgeschermde werkomgeving. Een werknemer krijgt enkel toegang tot bepaalde mappen met persoonsgegevens als deze werknemer logischerwijs toegang moet hebben tot deze informatie. Het account van deze werknemers, en dus ook hun toegang, kan op afstand beëindigd worden.
Het uitgangspunt is om zo min mogelijk accounts toegang te geven tot persoonsgegevens. Op deze wijze zorgen we ervoor dat er zo min mogelijk toegangspunten zijn die misbruikt kunnen worden door kwaadwilligen om informatie te stelen.
Bewaartermijn
De stichting voor de Werkplaats bewaart persoonsgegevens zolang dit logischerwijs nodig is. Wanneer uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze per direct verwijderd.
Een uitzondering hierop is de Energiehulp die een bewaartermijn van twee jaar aanhoudt. Daarna zullen de persoonsgegevens uit ons systeem verwijderd worden. We bewaren enkel de adresgegevens en de aangebrachte maatregelen tijdens het bezoek. Dit omdat wij ons moeten kunnen verantwoorden naar de gemeente als dit gevraagd wordt.
Beveiliging gebruikers
Iedere medewerker krijgt een werkaccount. Met dit account krijgen ze toegang tot de digitale werkomgeving en hun agenda. Ter beveiliging is het verplicht binnen de stichting om tweestapsverificatie te gebruiken. Daarnaast moeten de werknemers regelmatig hun wachtwoord veranderen. Op deze wijze beschermen we de gegevens van bewoners.
Beveiliging fysieke documenten
Op kantoor kunnen formulieren of bewijsstukken (tijdelijk) bewaard worden. De formulieren liggen in een archiefkast die op slot staat. De sleutel van deze kast is enkel gegeven aan de medewerkers die administratieve taken vervullen. Fysieke formulieren zullen vernietigd worden nadat de bewaartermijn verstreken is.
Delen met derden
De stichting deelt nooit persoonsgegevens met derden zonder de nadrukkelijke toestemming van de bewoner.
In de Vogelbuurt heeft de stichting voor de Werkplaats een buurthuis geopend in een aangepaste zeecontainer. In het Vogelnest worden activiteiten georganiseerd voor en door de buurt. Het Vogelnest organiseert laagdrempelige activiteiten en heeft als doelstelling om zo min mogelijk te noteren als nodig.
Vrijwilligers
Voor vaste vrijwilligers is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, dit om vrijwilligersovereenkomsten en/of sleutelcontracten te tekenen. Het gaat in deze gevallen om de volgende persoonsgegevens:
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
In deze gevallen berusten wij ons op de grondslag, toestemming en overeenkomst.
Activiteiten
Voor het organiseren van activiteiten is het soms nodig dat bewoners zich van tevoren aanmelden. Daarnaast vinden sommige bewoners het fijn om op de hoogte gehouden te worden van onze activiteiten. In deze gevallen geven deze bewoners de volgende persoonsgegevens aan ons door:
Naam
Telefoonnummer
E-mailadres
Het doorgeven van deze persoonsgegevens is niet verplicht. We berusten ons in deze specifieke situaties op de grondslag toestemming.
Het Staartje
In de wijk Staart-Oost heeft de stichting voor de Werkplaats een tweede buurthuis geopend. Op het staartje worden activiteiten georganiseerd voor en door de buurt. Daarnaast ondersteunt het project de vergroening van de wijk en wordt door middel van buurtonderzoek de mening van bewoners opgehaald over wat er speelt in de wijk.
Vrijwilligers
Het staartje organiseert laagdrempelige activiteiten en heeft als doelstelling om zo min mogelijk te noteren als nodig. Voor vaste vrijwilligers is het echter noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, dit om vrijwilligersovereenkomsten en/of sleutelcontracten te tekenen. Het gaat in deze gevallen om de volgende persoonsgegevens:
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
In deze gevallen berusten wij ons op de grondslag, toestemming en overeenkomst.
Activiteiten
Voor het organiseren van activiteiten is het soms nodig dat bewoners zich van tevoren aanmelden. Daarnaast vinden sommige bewoners het fijn om op de hoogte gehouden te worden van onze activiteiten. In deze gevallen geven deze bewoners de volgende persoonsgegevens aan ons door:
Naam
Telefoonnummer
E-mailadres
Het doorgeven van deze persoonsgegevens is niet verplicht. We berusten ons in deze specifieke situaties op de grondslag toestemming.
Wijkonderzoek
Tijdens buurtonderzoeken is het soms gewenst om verdiepende interviews af te nemen of om simpelweg contact te houden met enthousiaste bewoners. In deze gevallen worden de contactgegevens opgevraagd. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
Naam
Adres
Telefoonnummer
Het doorgeven van deze persoonsgegevens is niet verplicht. We berusten ons in deze specifieke situaties op de grondslag toestemming.
Veel bewoners lopen tegen problemen aan tijdens het invullen van formulieren voor instanties en bedrijven. Daarbij vragen bewoners vaak hulp bij beginnende schulden of conflicten met bedrijven. De formulierenhulp is opgezet om bewoners bij te staan in deze situaties. De medewerker bespreekt de casus en lost deze samen met de bewoner op.
Aanvragen en doorsturen van gegevens
In vrijwel alle gevallen helpt de medewerker met het invullen van (online) formulieren en het aanvragen van de benodigde bewijsstukken. Omdat de casussen uiteenlopen kan geen compleet overzicht gegeven worden, echter zullen de volgende persoonsgegevens vrijwel altijd verwerkt worden. In deze gevallen moet worden benadrukt dat wij nooit de persoonsgegevens opslaan op onze eigen systemen.
Naam
Adres
Postcode
Wij berusten ons in deze gevallen op de grondslag toestemming.
Opbouw dossier bij zware casus
Het komt soms voor dat een casus niet in een bezoek opgelost kan worden omdat de casus groot of ingewikkeld is. In deze gevallen wordt een langer traject opgestart met de bewoner, de medewerker zal in deze gevallen een beknopt dossier opbouwen met informatie zodat er efficiënt gewerkt kan worden. Omdat de casussen uiteenlopen kan opnieuw geen compleet overzicht gegeven worden van alle gegevens die verwerkt worden.
Wij berusten ons in deze gevallen op de grondslag toestemming. Het dossier zal nog een half jaar bewaard worden na het afronden van de casus, mocht er onverwachts toch nog aanvullende actie op ondernomen moeten worden.
De speelotheek Pip&Zo leent en verkoopt speelgoed aan gezinnen in Dordrecht en omstreken. Daarnaast neemt de speelotheek de rol op zich als speelgoedbank voor de gehele Drechtsteden, de speelgoedbank heeft als doel om kinderen uit gezinnen met een lage inkomen alsnog van speelgoed te voorzien.
Vrijwilligers
De speelotheek heeft een team van vrijwilligers. Voordat zij aan de slag gaan moeten ze een vrijwilligersovereenkomst tekenen en indien nodig een sleutelcontract. Hiervoor hebben wij de volgende persoonsgegevens nodig.
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
In deze gevallen berusten wij ons op de grondslag, toestemming en overeenkomst.
Speelotheek
Bewoners kunnen een abonnement afsluiten bij de speelotheek. Om zich aan te melden als lid zijn de volgende persoonsgegevens nodig. Naam, adres, e-mail en telefoonnummer zijn nodig voor het aanmelden van de bewoner. De leeftijd van de kinderen wordt gevraagd om het aanbod van speelgoed aan de doelgroep aan te passen.
Naam
Leeftijd van de kinderen (niet verplicht)
Adres
Telefoonnummer
Wij berusten ons op de grondslag, toestemming en overeenkomst.
Speelgoedbank
Gezinnen worden door een hulpverlener aangemeld. Dit gebeurt door een online formulier op de website in te vullen. De volgende persoonsgegevens worden in het online formulier gevraagd:
Naam
Leeftijd
Geslacht
School/Ontwikkelingsniveau
De gegevens: leeftijd, geslacht en school/ontwikkelingsniveau worden enkel gebruikt om een pakket met speelgoed samen te stellen dat past bij het kind.
In opdracht van de gemeenten Dordrecht, Papendrecht en Hendrik-Ido-Ambacht voert de Stichting voor de Werkplaats, onder de naam van de Energiehulp, huisbezoeken uit met als doel om bewoners te helpen om energie te besparen. Dit doen ze door enerzijds advies te geven en anderzijds door het aanbrengen van kleine besparende maatregelen.
Huisbezoeken energiehulp
Voor het uitvoeren en verantwoorden van onze huisbezoeken worden persoonsgegevens verwerkt. Het betreft de volgende persoonsgegevens:
Voor- en Achternaam
Adres
Postcode
Telefoonnummer
E-Mailadres (optioneel)
Voor het plannen van de huisbezoeken moeten we natuurlijk weten met wie we de afspraak hebben, waar we naartoe moeten en hoe we de bewoner kunnen bereiken indien nodig. Deze persoonsgegevens zijn daarom vereist en nodig voor het uitvoeren van onze werkzaamheden. We berusten ons op het verwerken van deze persoonsgegevens op grondslag, toestemming en overeenkomst.
Nieuwsbrief
De Energiehulp schrijft per kwartaal een nieuwsbrief naar bewoners waar een Energiehulp langs is geweest. Tijdens dit bezoek wordt gevraagd of de bewoner op de maillijst wil komen te staan, het is niet verplicht je hiervoor aan te melden. In de mail van de nieuwsbrief wordt altijd de mogelijkheid aangeboden om je af te melden, je gegevens worden dan per direct verwijderd.
We berusten ons voor het verwerken van e-mailadressen op de grondslag toestemming.
Witgoedregeling
Voor het uitvoeren van de witgoedregeling in de gemeenten Dordrecht en Papendrecht moet de Energiehulp toetsen of bewoners aanspraak kunnen maken op deze regeling. Dit waren bewoners die de energietoeslag gehad hebben en in bezit waren van een koelkast die ouder was dan zes jaar. Bewoners kunnen op twee manieren aantonen dat ze de energietoeslag ontvangen hadden.
Brief van de Sociale Dienst. De doelgroep had een brief ontvangen vanuit de sociale dienst met informatie over de regeling, de brief diende direct als bewijs voor de ontvangst van de energietoeslag. Op de brief staan geen nieuwe persoonsgegevens.
Bankafschrift. Bewoners die de brief niet gehad hadden of weggegooid hadden konden ook een bankafschrift meegeven. Hier staan de bankgegevens van de bewoner op. Deze informatie wordt niet door ons verwerkt, maar de bankafschriften moeten worden opgeslagen ter verantwoording naar de gemeente toe. Hiervoor berusten wij ons op de grondslag toestemming en overeenkomst.